Eine wahre Begebenheit aus meiner Praxis
Praxisfall: Das Auskunftsersuchen des Sohnes
Was als einfache Anfrage begann und warum daraus plötzlich ein datenschutzrechtlicher Problemfall wurde
Montagmorgen, 08:17 Uhr.
Die Heimleitung einer stationären Pflegeeinrichtung öffnet ihr E-Mail-Postfach. Zwischen Dienstplanänderungen, Krankmeldungen und organisatorischen Rückfragen befindet sich eine Nachricht eines Angehörigen.
Der Sohn eines Bewohners fordert Auskunft über sämtliche personenbezogenen Daten seines Vaters.
Außerdem verlangt er die vollständige Pflegedokumentation, interne Gesprächsnotizen, E-Mails, Beschwerdeunterlagen, Informationen über Datenempfänger sowie Angaben zur Herkunft sämtlicher gespeicherter Daten.
Die Auskunft soll innerhalb der gesetzlichen Frist erteilt werden.
Auf den ersten Blick wirkt die Anfrage unangenehm, aber beherrschbar. Schließlich geht es nur um ein Auskunftsersuchen.
Auf den zweiten Blick wird jedoch deutlich, dass die eigentliche Herausforderung ganz woanders liegt.
Auf einen Blick
Einrichtung: Pflegeheim
Ausgangslage: Auskunftsersuchen eines Angehörigen
Besonderheit: Keine Vollmacht vorhanden
Herausforderung: Interne Vermerke und Pflegedokumentation
Ergebnis: Fristgerechte Auskunft
Darf überhaupt Auskunft erteilt werden?
Noch bevor die Einrichtung beginnt, Unterlagen zusammenzutragen, stellt sich eine grundlegende Frage.
Der Sohn verlangt Auskunft.
Die Daten betreffen jedoch den Vater.
Eine Vollmacht liegt nicht vor.
Der Sohn ist zudem nicht als rechtlicher Betreuer bestellt.
Damit steht die Einrichtung vor einer Entscheidung, die über den gesamten weiteren Verlauf bestimmt.
Darf überhaupt Auskunft erteilt werden? → Auskunftserteilung
Oder würde die Herausgabe der Unterlagen selbst bereits einen Datenschutzverstoß darstellen?
Allein diese erste Prüfung entscheidet darüber, ob die Einrichtung rechtmäßig handelt oder unzulässig personenbezogene Daten offenbart.
Die Datensuche beginnt
Nachdem die Berechtigung des Anfragenden geklärt wurde, beginnt die eigentliche Recherche.
Zunächst wirkt der Fall überschaubar.
Doch je tiefer die Einrichtung sucht, desto größer wird der Datenbestand.
In der Pflegedokumentation finden sich unter anderem:
- Pflegeanamnesen
- Pflegeberichte
- Vitalwertdokumentationen
- Wunddokumentationen
- Arztanordnungen
- Medikationspläne
- Biografiearbeit
- Sturzprotokolle
Hinzu kommen zahlreiche E-Mails, Telefonnotizen, Angehörigenkontakte, Arztkorrespondenzen und Dokumentationen aus dem Qualitätsmanagement.
Aus einer vermeintlich einfachen Anfrage werden innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Aktenordner und digitale Dokumente.
Und damit entsteht die nächste Herausforderung. → Hier hilft das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Die internen Vermerke
Während der Recherche stößt die Einrichtung auf mehrere interne Gesprächsnotizen.
Darin finden sich Aussagen wie:
„Der Angehörige wirkt zunehmend aggressiv.“
„Weitere Beschwerden sind wahrscheinlich.“
„Pflegekräfte fühlen sich durch die Gesprächsführung unter Druck gesetzt.“
„Eine Kommunikation sollte möglichst nur noch über die Wohnbereichsleitung erfolgen.“
Die Vermerke wurden erstellt, um Mitarbeitende zu informieren und Situationen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Sie waren niemals für eine Weitergabe vorgesehen.
Gleichzeitig enthalten sie personenbezogene Daten.
Damit stellt sich plötzlich die Frage:
Müssen auch solche internen Einschätzungen herausgegeben werden?
Oder dürfen Teile davon geschwärzt werden?
Genau an diesem Punkt wird aus einer Verwaltungsaufgabe eine datenschutzrechtliche Bewertung.
Die unerwartete Besonderheit
Bei der weiteren Prüfung stellt sich heraus, dass dieselbe Beschwerde bereits Monate zuvor Gegenstand einer umfangreichen internen Aufarbeitung war.
Die Heimleitung hatte den Vorgang dokumentiert.
Die Pflegedienstleitung hatte Stellung genommen.
Mehrere Mitarbeitende wurden angehört.
Zusätzlich wurde der externe Datenschutzbeauftragte eingebunden, um einzelne Fragestellungen rechtlich zu bewerten.
Damit existieren plötzlich weitere Dokumente:
- interne E-Mails
- Stellungnahmen
- Gesprächsvermerke
- datenschutzrechtliche Bewertungen
- Handlungsempfehlungen
Die ursprüngliche Anfrage entwickelt sich damit zu einem deutlich komplexeren Vorgang.
Denn nun stellt sich die nächste Frage:
Gehören auch diese Unterlagen zur Auskunft?
Oder endet das Auskunftsrecht an dieser Stelle?
Die nächste Überraschung
Ein Teil der Pflegedokumentation enthielt nicht ausschließlich Informationen über den Bewohner.
Einzelne Einträge bezogen sich auch auf andere Bewohnerinnen und Bewohner der Einrichtung, etwa im Zusammenhang mit Gruppenangeboten, gemeinsamen Aktivitäten oder dokumentierten Vorfällen.
Damit stellte sich eine weitere Frage:
Durften diese Dokumente unverändert herausgegeben werden?
Oder mussten die Daten anderer Bewohner vor der Übersendung geschwärzt werden?
Die Einrichtung musste daher nicht nur prüfen, welche Unterlagen zur Auskunft gehören, sondern zusätzlich bewerten, welche Rechte weiterer betroffener Personen zu berücksichtigen waren.
