Eine wahre Begebenheit aus meiner Praxis

Praxisfall: Das Auskunftsersuchen des Sohnes

Was als einfache Anfrage begann und warum daraus plötzlich ein datenschutzrechtlicher Problemfall wurde

Montagmorgen, 08:17 Uhr.

Die Heimleitung einer stationären Pflegeeinrichtung öffnet ihr E-Mail-Postfach. Zwischen Dienstplanänderungen, Krankmeldungen und organisatorischen Rückfragen befindet sich eine Nachricht eines Angehörigen.

Der Sohn eines Bewohners fordert Auskunft über sämtliche personenbezogenen Daten seines Vaters.

Außerdem verlangt er die vollständige Pflegedokumentation, interne Gesprächsnotizen, E-Mails, Beschwerdeunterlagen, Informationen über Datenempfänger sowie Angaben zur Herkunft sämtlicher gespeicherter Daten.

Die Auskunft soll innerhalb der gesetzlichen Frist erteilt werden.

Auf den ersten Blick wirkt die Anfrage unangenehm, aber beherrschbar. Schließlich geht es nur um ein Auskunftsersuchen.

Auf den zweiten Blick wird jedoch deutlich, dass die eigentliche Herausforderung ganz woanders liegt.

Auf einen Blick

Einrichtung: Pflegeheim

Ausgangslage: Auskunftsersuchen eines Angehörigen

Besonderheit: Keine Vollmacht vorhanden

Herausforderung: Interne Vermerke und Pflegedokumentation

Ergebnis: Fristgerechte Auskunft

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Vielleicht lesen Sie diesen Text, weil Sie gerade selbst in einer ähnlichen Situation sind: Ein Angehöriger fragt nach Informationen, und Sie sind unsicher, was Sie sagen dürfen. Oder Sie sind PDL oder Heimleitung und wollen wissen, wie solche Anfragen rechtssicher beantwortet werden. Der folgende Fall zeigt Schritt für Schritt, wie eine scheinbar einfache Frage zu einem ernsthaften Datenschutzproblem werden kann, und was die richtige Reaktion ist.

Kennen Sie das Auskunftsrecht in Ihrer Einrichtung genau genug?

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Darf überhaupt Auskunft erteilt werden?

Noch bevor die Einrichtung beginnt, Unterlagen zusammenzutragen, stellt sich eine grundlegende Frage.

Der Sohn verlangt Auskunft.

Die Daten betreffen jedoch den Vater.

Eine Vollmacht liegt nicht vor.

Der Sohn ist zudem nicht als rechtlicher Betreuer bestellt.

Damit steht die Einrichtung vor einer Entscheidung, die über den gesamten weiteren Verlauf bestimmt.

Darf überhaupt Auskunft erteilt werden? → Auskunftserteilung

Oder würde die Herausgabe der Unterlagen selbst bereits einen Datenschutzverstoß darstellen?

Allein diese erste Prüfung entscheidet darüber, ob die Einrichtung rechtmäßig handelt oder unzulässig personenbezogene Daten offenbart.

Einen ausführlichen Überblick, unter welchen Bedingungen Angehörige Auskunft über Bewohner erhalten dürfen und welche Einwilligungsprozesse dafür erforderlich sind, bietet dieser Artikel: Dürfen Angehörige Auskunft über Bewohnerdaten erhalten?

Die Datensuche beginnt

Nachdem die Berechtigung des Anfragenden geklärt wurde, beginnt die eigentliche Recherche.

Zunächst wirkt der Fall überschaubar.

Doch je tiefer die Einrichtung sucht, desto größer wird der Datenbestand.

In der Pflegedokumentation finden sich unter anderem:

  • Pflegeanamnesen
  • Pflegeberichte
  • Vitalwertdokumentationen
  • Wunddokumentationen
  • Arztanordnungen
  • Medikationspläne
  • Biografiearbeit
  • Sturzprotokolle

Hinzu kommen zahlreiche E-Mails, Telefonnotizen, Angehörigenkontakte, Arztkorrespondenzen und Dokumentationen aus dem Qualitätsmanagement.

Aus einer vermeintlich einfachen Anfrage werden innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Aktenordner und digitale Dokumente.

Und damit entsteht die nächste Herausforderung. → Hier hilft das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Die internen Vermerke

Während der Recherche stößt die Einrichtung auf mehrere interne Gesprächsnotizen.

Darin finden sich Aussagen wie:

„Der Angehörige wirkt zunehmend aggressiv.“

„Weitere Beschwerden sind wahrscheinlich.“

„Pflegekräfte fühlen sich durch die Gesprächsführung unter Druck gesetzt.“

„Eine Kommunikation sollte möglichst nur noch über die Wohnbereichsleitung erfolgen.“

Die Vermerke wurden erstellt, um Mitarbeitende zu informieren und Situationen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Sie waren niemals für eine Weitergabe vorgesehen.

Gleichzeitig enthalten sie personenbezogene Daten.

Damit stellt sich plötzlich die Frage:

Müssen auch solche internen Einschätzungen herausgegeben werden?

Oder dürfen Teile davon geschwärzt werden?

Genau an diesem Punkt wird aus einer Verwaltungsaufgabe eine datenschutzrechtliche Bewertung.

Die unerwartete Besonderheit

Bei der weiteren Prüfung stellt sich heraus, dass dieselbe Beschwerde bereits Monate zuvor Gegenstand einer umfangreichen internen Aufarbeitung war.

Die Heimleitung hatte den Vorgang dokumentiert.

Die Pflegedienstleitung hatte Stellung genommen.

Mehrere Mitarbeitende wurden angehört.

Zusätzlich wurde der externe Datenschutzbeauftragte eingebunden, um einzelne Fragestellungen rechtlich zu bewerten.

Damit existieren plötzlich weitere Dokumente:

  • interne E-Mails
  • Stellungnahmen
  • Gesprächsvermerke
  • datenschutzrechtliche Bewertungen
  • Handlungsempfehlungen

Die ursprüngliche Anfrage entwickelt sich damit zu einem deutlich komplexeren Vorgang.

Denn nun stellt sich die nächste Frage:

Gehören auch diese Unterlagen zur Auskunft?

Oder endet das Auskunftsrecht an dieser Stelle?

Die nächste Überraschung

Ein Teil der Pflegedokumentation enthielt nicht ausschließlich Informationen über den Bewohner.

Einzelne Einträge bezogen sich auch auf andere Bewohnerinnen und Bewohner der Einrichtung, etwa im Zusammenhang mit Gruppenangeboten, gemeinsamen Aktivitäten oder dokumentierten Vorfällen.

Damit stellte sich eine weitere Frage:

Durften diese Dokumente unverändert herausgegeben werden?

Oder mussten die Daten anderer Bewohner vor der Übersendung geschwärzt werden?

Die Einrichtung musste daher nicht nur prüfen, welche Unterlagen zur Auskunft gehören, sondern zusätzlich bewerten, welche Rechte weiterer betroffener Personen zu berücksichtigen waren.

Die Lösung

Der Fall wurde Schritt für Schritt aufgearbeitet.

Zunächst wurde die Berechtigung des Anfragenden geprüft.

Anschließend wurden sämtliche relevanten Datenbestände identifiziert und zusammengeführt.

Danach erfolgte die Bewertung der einzelnen Dokumente unter Berücksichtigung der Rechte anderer Personen.

Interne Vermerke, Kommunikationsvorgänge und Dokumentationen wurden einzeln geprüft und rechtlich eingeordnet. Soweit erforderlich, wurden personenbezogene Daten anderer betroffener Personen vor einer möglichen Herausgabe gesondert bewertet.

Erst auf dieser Grundlage konnte eine vollständige und fristgerechte Auskunft erstellt werden.

Wenn in Ihrer Einrichtung bereits ein Datenschutzproblem durch eine fehlerhafte Auskunft entstanden ist, zeigt dieser Artikel die notwendigen Schritte: Datenschutzverstoß im Pflegedienst: Was jetzt zu tun ist

Was Pflegeeinrichtungen aus diesem Fall lernen können

Der Fall zeigt exemplarisch, warum Auskunftsersuchen häufig unterschätzt werden.

Die eigentliche Schwierigkeit besteht selten darin, ein Antwortschreiben zu formulieren.

Entscheidend ist vielmehr die vorgelagerte Prüfung.

Wer darf Auskunft verlangen?

Welche Daten müssen berücksichtigt werden?

Welche Dokumente gehören zur Datenkopie?

Welche Informationen dürfen geschwärzt werden?

Welche Rechte Dritter sind zu beachten?

Je umfangreicher die Dokumentation einer Einrichtung ist, desto komplexer wird diese Bewertung.

Besonders anspruchsvoll werden solche Vorgänge dann, wenn Angehörige, Betreuer, interne Vermerke, Beschwerden oder externe Berater beteiligt sind.

Viele der hier beschriebenen Informationspflichten überschneiden sich unmittelbar mit der allgemeinen Schweigepflicht in der Pflege, die für alle Bewohnerdaten gilt, nicht nur für medizinische.

Ergebnis

Die Auskunft konnte fristgerecht und vollständig erteilt werden.

Der Fall zeigt jedoch deutlich:

Nicht jedes Auskunftsersuchen ist eine reine Verwaltungsaufgabe.

Sobald Pflegedokumentation, Angehörige, Betreuer, interne Vermerke oder externe Berater beteiligt sind, entstehen regelmäßig datenschutzrechtliche Fragestellungen, die eine sorgfältige Prüfung erfordern.

Besondere Herausforderungen ergeben sich häufig dort, wo personenbezogene Daten mehrerer Personen in denselben Dokumenten enthalten sind. In solchen Fällen muss zusätzlich bewertet werden, welche Informationen herausgegeben werden dürfen und welche Daten zum Schutz anderer betroffener Personen gegebenenfalls geschwärzt werden müssen.

Gerade deshalb empfiehlt es sich, Auskunftsersuchen nicht isoliert als Formularvorgang zu betrachten, sondern als datenschutzrechtlichen Gesamtprozess, bei dem bereits kleine Fehler weitreichende Folgen haben können.

Ähnliches Auskunftsersuchen erhalten? Ähnliches Auskunftsersuchen erhalten?

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Wenn Sie unsicher sind,

  • wer auskunftsberechtigt ist,
  • welche Unterlagen herausgegeben werden müssen,
  • welche Informationen geschwärzt werden dürfen,
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unterstütze ich Pflegeeinrichtungen bundesweit bei der rechtssicheren Bearbeitung datenschutzrechtlicher Auskunftsersuchen.

→ Mehr über meine Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter für Pflegeeinrichtungen

Megaphone Megaphone

Dieser Fall klingt bekannt? Dann sollten andere in Ihrer Einrichtung ihn auch lesen.

Auskunftsersuchen von Angehörigen sind kein Einzelfall. Sie entstehen täglich, und sie werden täglich unterschiedlich beantwortet, je nachdem, wer gerade am Telefon ist. Das ist kein Versagen einzelner Pflegekräfte, sondern ein Organisationsproblem.

An die Pflegedienstleitung:
„Ich habe gerade einen Praxisfall gelesen, der genau die Situation beschreibt, die bei uns regelmäßig vorkommt: Angehörige, die Auskunft verlangen. Ich glaube, wir sollten klarer regeln, wer was sagen darf. https://datenschutzgerechte-pflege.de/auskunftsersuchen-sohn-pflegeheim/„

An die Heimleitung oder Geschäftsführung:
„Ich bin auf einen dokumentierten Praxisfall gestoßen, der zeigt, was passiert, wenn Auskunftsprozesse nicht klar geregelt sind. Die kostenfreie Datenschutz-Einschätzung wäre ein erster Schritt, um zu prüfen, wie wir aufgestellt sind. https://datenschutzgerechte-pflege.de/check„

Vertrauen aus der Praxis

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Aktuell vertrauen über 60 ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen auf meine Beratung.

Häufige Fragen zu Auskunftsersuchen in Pflegeeinrichtungen

Nein. Ein Angehöriger ist nicht automatisch berechtigt, personenbezogene Daten eines Bewohners zu erhalten. Vor einer Auskunft muss geprüft werden, ob eine entsprechende Vollmacht, Betreuungsbefugnis oder sonstige Berechtigung vorliegt.

Die Pflegedokumentation kann personenbezogene Daten des Bewohners enthalten und daher grundsätzlich vom Auskunftsrecht erfasst sein. Vor einer Herausgabe muss jedoch geprüft werden, ob Rechte anderer Personen betroffen sind und ob einzelne Inhalte geschwärzt werden müssen.

Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Maßgeblich ist der konkrete Inhalt des jeweiligen Dokuments. Interne Vermerke können personenbezogene Daten enthalten und damit grundsätzlich vom Auskunftsrecht erfasst sein. Gleichzeitig sind die Rechte und Freiheiten anderer Personen zu berücksichtigen.

Ja. Enthalten Dokumente personenbezogene Daten anderer Bewohner, Mitarbeitender oder sonstiger Personen, muss vor einer Herausgabe geprüft werden, ob diese Informationen geschwärzt werden müssen, um die Rechte Dritter zu schützen.

Grundsätzlich muss die Auskunft innerhalb eines Monats nach Eingang des Ersuchens erteilt werden. Bereits die Zusammenstellung und Bewertung der vorhandenen Unterlagen kann dabei erheblichen Aufwand verursachen. Deshalb sollte die Bearbeitung möglichst unmittelbar nach Eingang begonnen werden.

Sie müssen nicht sofort antworten und sollten das im Zweifelsfall auch nicht tun. Es ist völlig legitim, die Anfrage aufzunehmen und zu sagen, dass Sie das intern klären und zurückrufen. Wichtig ist, dass Sie den Anruf dokumentieren und die Pflegedienstleitung informieren. Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang Auskunft erteilt wird, liegt nicht bei der einzelnen Pflegekraft, sondern bei der Einrichtungsleitung.