Fotos von Bewohnern: Wann ist eine Einwilligung erforderlich?

Sommerfest im Garten, gemeinsames Backen im Wohnbereich, ein Ausflug mit der Tagespflege oder eine Geburtstagsrunde im Speisesaal. In vielen Pflegeeinrichtungen entstehen bei solchen Anlässen Fotos. Sie zeigen Gemeinschaft, Lebensqualität und eine positive Atmosphäre im Alltag der Einrichtung.

Die Bilder wirken sympathisch. Sie eignen sich für die Website, für Social Media oder für einen Flyer der Einrichtung. Gleichzeitig taucht fast immer dieselbe Frage auf.

Dürfen wir diese Fotos überhaupt verwenden?

Genau an diesem Punkt beginnt in vielen Pflegeeinrichtungen die Unsicherheit. Denn Fotos von Bewohnern betreffen nicht nur Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing. Sie berühren sehr schnell den Datenschutz, Persönlichkeitsrechte und den Schutz besonders vulnerabler Menschen.

Users Users

Vielleicht lesen Sie diesen Text, weil Sie in Ihrer Einrichtung selbst Fotos machen oder veröffentlichen und sich gerade fragen, ob das so in Ordnung ist. Das ist eine gute Frage zum richtigen Zeitpunkt. Die Entscheidung, ob Bewohnerfotos veröffentlicht werden dürfen und unter welchen Bedingungen, liegt meist nicht bei einer einzelnen Person. Wenn Sie diese Frage nicht selbst beantworten können oder dürfen, finden Sie weiter unten eine Formulierung, mit der Sie das Thema intern weitergeben können.

Vertrauen aus der Praxis

Logo LV HKP Sachsen-Anhalt
Logo der Pflege im Geiseltal Gruppe
Logo BvD e.V.
Logo Allianz für Cybersicherheit

Aktuell vertrauen über 60 ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen auf meine Beratung.

Sind die Einwilligungsprozesse in Ihrer Einrichtung wirklich wasserdicht?

Bewohnerfotos sind ein Bereich, in dem viele Einrichtungen glauben, alles geregelt zu haben, bis eine Beschwerde kommt. Mit der kostenfreien Datenschutz-Einschätzung sehen Sie in wenigen Minuten, ob Ihre Prozesse tragen.

Jetzt hier Kostenfreie Einschätzung starten.

Kurzantwort: Wann eine Einwilligung erforderlich ist

In Pflegeeinrichtungen ist eine Einwilligung in der Praxis fast immer erforderlich, wenn Bewohner auf Fotos erkennbar abgebildet sind und die Bilder veröffentlicht werden sollen.

Typische Fälle sind zum Beispiel:

  • Fotos auf der Website der Einrichtung
  • Beiträge auf Facebook, Instagram oder anderen sozialen Netzwerken
  • Bilder in Flyern, Broschüren oder Presseartikeln
  • Veröffentlichungen in öffentlich zugänglichen Jahresberichten

Besondere Vorsicht gilt, wenn das Foto Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand, Pflegebedarf oder den Aufenthalt in einer Pflegeeinrichtung zulässt. In solchen Fällen kann zusätzlich der Schutz sensibler Gesundheitsdaten berührt sein.

Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Die Frage nach Bewohnerfotos ist selten eine Nebensächlichkeit. Sie betrifft regelmäßig zentrale Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.

Warum Bewohnerfotos datenschutzrechtlich besonders sensibel sind

Sobald eine Person auf einem Foto identifizierbar ist, verarbeitet die Einrichtung personenbezogene Daten. Nach der DSGVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

Gesichtsbilder gehören typischerweise dazu.

Hinzu kommt der besondere Kontext von Pflegeeinrichtungen. Bewohner sind häufig pflegebedürftig, krank, alt oder aufgrund einer Behinderung besonders schutzbedürftig. Ein Foto aus einer Pflegeeinrichtung kann deshalb mehr offenbaren als nur das Gesicht einer Person.

Beispiele sind etwa:

  • ein Rollstuhl
  • ein Pflegebett
  • medizinische Hilfsmittel
  • eine erkennbare Pflegesituation

Solche Umstände können Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen. In diesen Fällen berührt die Verarbeitung möglicherweise auch besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, die einem besonders strengen Schutz unterliegen.

Deshalb ist der Umgang mit Bewohnerfotos in Pflegeeinrichtungen regelmäßig sensibler als etwa bei gewöhnlichen Unternehmensveranstaltungen. Dieselben Schutzprinzipien gelten auch für mündliche Informationen über Bewohner, mehr dazu in diesem Artikel zur Schweigepflicht in der Pflege.

  • Dürfen Pflegeheime Fotos von Bewohnern veröffentlichen?

    Pflegeheime dürfen Fotos von Bewohnern grundsätzlich nur veröffentlichen, wenn eine wirksame Einwilligung der betroffenen Person oder ihres rechtlichen Vertreters vorliegt. Das gilt insbesondere für Veröffentlichungen auf Websites, in sozialen Netzwerken oder in Flyern. Ohne Einwilligung kann eine unzulässige Verarbeitung personenbezogener Daten vorliegen.

  • Dürfen Angehörige für Bewohner eine Foto-Einwilligung unterschreiben?

    Angehörige dürfen nicht automatisch für Bewohner eine Einwilligung zur Verwendung von Fotos unterschreiben. Eine wirksame Einwilligung kann nur die betroffene Person selbst erteilen, sofern sie einwilligungsfähig ist. Ist der Bewohner dazu nicht mehr in der Lage, kann eine Zustimmung nur durch einen rechtlichen Betreuer mit entsprechendem Aufgabenkreis erfolgen. Ohne eine solche Vertretungsbefugnis haben Angehörige keine rechtliche Grundlage, über die Veröffentlichung von Bewohnerfotos zu entscheiden.

Welche Rolle das Kunsturhebergesetz spielt

Neben der DSGVO ist in Deutschland auch das Kunsturhebergesetz (KUG) relevant. Es regelt seit langem den Umgang mit Bildnissen von Personen.

Grundsätzlich gilt nach §22 KUG:
Fotos von Personen dürfen nur mit deren Einwilligung veröffentlicht werden.

§23 KUG enthält allerdings bestimmte Ausnahmen, etwa für Bilder von Versammlungen oder Veranstaltungen. Diese Ausnahmen werden in der Praxis häufig falsch verstanden.

Gerade im Pflegebereich sind sie oft nur eingeschränkt anwendbar. Denn Bewohner befinden sich in einer besonders schutzbedürftigen Situation. Außerdem können Pflegeeinrichtungen selten als klassische öffentliche Veranstaltungen im Sinne des Gesetzes eingeordnet werden.

Deshalb verlassen sich viele Einrichtungen bewusst nicht auf mögliche Ausnahmeregelungen, sondern arbeiten mit klaren Einwilligungen.

Wer für Bewohner eine Einwilligung erteilen darf

In der Praxis stellt sich häufig eine weitere wichtige Frage.

Wer darf überhaupt wirksam zustimmen?

Das hängt von der individuellen Situation des Bewohners ab.

Grundsätzlich gilt:

  • Einwilligen kann die betroffene Person selbst, wenn sie einwilligungsfähig ist.
  • Liegt eine rechtliche Betreuung mit entsprechendem Aufgabenkreis vor, kann der Betreuer entscheiden.
  • Angehörige dürfen nicht automatisch für Bewohner unterschreiben.

Gerade bei Menschen mit Demenz oder kognitiven Einschränkungen muss sorgfältig geprüft werden, ob die betroffene Person die Tragweite einer Veröffentlichung verstehen kann.

Eine unterschriebene Erklärung allein genügt nicht, wenn Zweifel an der Einwilligungsfähigkeit bestehen.

Ein realer Fall aus der Praxis

Nach einem Sommerfest postet eine Mitarbeiterin aus der sozialen Betreuung ein Foto auf dem Instagram-Profil der Einrichtung. Die Stimmung war gut, die Bewohner wirkten fröhlich, niemand hat widersprochen. Drei Tage später ruft eine Tochter an. Ihre Mutter sei auf dem Foto erkennbar, im Hintergrund sei der Pflegebett-Rahmen zu sehen. Sie verlangt, dass das Bild sofort gelöscht wird, und fragt, wer die Einwilligung erteilt hat.

Die Einrichtung kann keine Einwilligung vorweisen. Das Bild wird gelöscht, aber die Frage bleibt: Was gilt für alle anderen Fotos, die in den letzten Monaten veröffentlicht wurden?

Eng verwandt ist die Frage, welche Informationen Angehörige überhaupt über Bewohner erfahren dürfen, dazu mehr hier: Dürfen Angehörige Auskunft über Bewohnerdaten erhalten?

Typische Fehler beim Umgang mit Bewohnerfotos

Im Pflegealltag treten immer wieder ähnliche Probleme auf. Sie entstehen selten aus böser Absicht. Häufig sind Zeitdruck oder unklare Zuständigkeiten die Ursache.

  • Fotos werden gemacht, bevor die Einwilligung geklärt ist

    Bei Veranstaltungen wird fotografiert, weil die Stimmung gut ist. Erst später stellt sich die Frage, ob die Bilder veröffentlicht werden dürfen.

  • Einwilligungen sind zu allgemein formuliert

    Viele Formulare erlauben pauschal die Nutzung für Öffentlichkeitsarbeit. Das ist oft zu ungenau. Website, Flyer oder soziale Netzwerke unterscheiden sich rechtlich erheblich.

  • Zuständigkeiten sind unklar

    Soziale Betreuung macht Fotos, die Verwaltung veröffentlicht sie und die Leitung geht davon aus, dass alles geklärt sei. Tatsächlich fühlt sich niemand wirklich verantwortlich.

  • Einwilligungsfähigkeit wird nicht geprüft

    Gerade bei Bewohnern mit Demenz oder kognitiven Einschränkungen wird vorschnell angenommen, dass ein mündliches Einverständnis ausreicht.

  • Dokumentation fehlt

    Selbst wenn eine Einwilligung vorliegt, ist häufig nicht nachvollziehbar:

    • für welche Fotos sie gilt
    • für welche Medien sie erteilt wurde
    • wie lange sie gültig sein soll
  • Fotos landen auf privaten Smartphones

    Ein weiterer häufiger Fehler betrifft die Technik. Bilder werden auf privaten Mobiltelefonen aufgenommen und anschließend über Messenger oder Cloud-Dienste geteilt. Dann entstehen zusätzliche Datenschutzrisiken, die über das Foto selbst weit hinausgehen.

Welche Risiken für Pflegeeinrichtungen entstehen können

Nicht jeder Fehler führt sofort zu einem Bußgeld. Probleme beginnen jedoch oft mit Beschwerden.

Typische Auslöser sind zum Beispiel:

  • Angehörige entdecken ein Foto auf der Website
  • ein Bewohner widerruft seine Einwilligung
  • ein Betreuer verlangt Auskunft über gespeicherte Bilder

Dann muss die Einrichtung kurzfristig erklären können:

  • warum das Foto erstellt wurde
  • auf welcher Rechtsgrundlage es veröffentlicht wurde
  • wo die Einwilligung dokumentiert ist

Gelangen solche Fälle zur Datenschutzaufsicht, wird schnell eine größere Frage gestellt. Nämlich, ob die Einrichtung ein strukturiertes Verfahren für Bewohnerfotos hat.

Die Aufsicht interessiert dann unter anderem:

  • ob Mitarbeitende geschult sind
  • ob Zuständigkeiten festgelegt wurden
  • wie Widerrufe umgesetzt werden
  • ob technische Schutzmaßnahmen vorhanden sind

Neben rechtlichen Risiken spielt auch der Reputationsaspekt eine Rolle. Unzulässig veröffentlichte Bewohnerfotos können das Vertrauen von Angehörigen erheblich beschädigen.

Address Address icon

Warum die Umsetzung im Pflegealltag oft scheitert

Viele Einrichtungen versuchen, das Thema pragmatisch intern zu lösen. Das ist verständlich. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass genau hier die größten Schwierigkeiten entstehen.

Das eigentliche Problem ist selten die Rechtsnorm selbst. Schwieriger ist die organisatorische Umsetzung.

Typische Fragen sind zum Beispiel:

  • Wer entscheidet vor Veranstaltungen, ob fotografiert werden darf
  • Wer prüft Einwilligungen
  • Wo werden sie abgelegt
  • Welche Kanäle dürfen genutzt werden
  • Was passiert bei einem Widerruf
  • Wie wird verhindert, dass alte Fotos online bleiben

Ohne klare Prozesse entstehen schnell Unsicherheiten. Mitarbeitende handeln nach bestem Wissen, aber ohne einheitliche Regeln.

Viele Einrichtungen merken deshalb irgendwann, dass nicht einzelne Fotos das Problem sind. Entscheidend ist eine klare Struktur für den Umgang mit Bewohnerbildern.

Datenschutz in der Pflege braucht praxisnahe Lösungen

Datenschutz in Pflegeeinrichtungen lässt sich nicht sinnvoll allein aus juristischen Kommentaren ableiten. Entscheidend ist die Frage, wie sich rechtliche Anforderungen im Alltag tatsächlich umsetzen lassen.

Zwischen Personalmangel, Dokumentationspflichten, Veranstaltungen und Angehörigenkommunikation entstehen täglich Situationen, in denen kurzfristig entschieden werden muss.

Genau deshalb profitieren viele Einrichtungen von einer spezialisierten Beratung, die sowohl die Anforderungen der DSGVO als auch die Abläufe in Pflegeeinrichtungen kennt.

Users Users

Sie sehen das Problem. Wer muss es lösen?

Wenn Sie aus der sozialen Betreuung, dem Freiwilligendienst oder der Verwaltung kommen und Fotos machen oder veröffentlichen, aber die Einwilligungsprozesse nicht selbst verantworten, ist der direkteste Schritt: weitergeben.

An die Pflegedienstleitung oder Heimleitung:
„Ich habe gerade einen Artikel über Bewohnerfotos und Einwilligungen gelesen, der mich nachdenklich gemacht hat. Ich glaube, wir sollten mal prüfen, wie das bei uns wirklich geregelt ist. https://datenschutzgerechte-pflege.de/fotos-bewohner-datenschutz/„

An die Geschäftsführung:
„Ich bin auf einen Artikel eines auf Pflege spezialisierten Datenschutzbeauftragten gestoßen. Er zeigt konkret, wo bei Bewohnerfotos typischerweise Probleme entstehen. Die kostenfreie Einschätzung wäre ein erster Schritt, um zu sehen, wie wir dastehen. https://datenschutzgerechte-pflege.de/check„

Datenschutz in Ihrer Pflegeeinrichtung rechtssicher organisieren

Fotos von Bewohnern sind ein typisches Beispiel dafür, wie schnell rechtliche Fragen und organisatorische Abläufe ineinandergreifen.

Wenn Sie unsicher sind,

  • wann Bewohnerfotos eine Einwilligung erfordern
  • wie Einwilligungen rechtssicher gestaltet werden sollten
  • oder wie klare Prozesse für Mitarbeitende aussehen können

kann eine spezialisierte Beratung sinnvoll sein.

Auf der folgenden Seite erfahren Sie, wie Datenschutz in Pflegeeinrichtungen strukturiert aufgebaut werden kann.

Right-thin Right-thin Kostenfreie Einschätzung starten

Häufige Fragen zu Fotos von Bewohnern in der Pflege

Ja, auch wenn Bewohner nur im Hintergrund erkennbar sind, liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten vor, sobald die Person identifizierbar ist. Für eine Veröffentlichung ist in der Regel eine Einwilligung erforderlich, unabhängig davon, ob der Bewohner im Vordergrund oder im Hintergrund steht.

Nein, nicht automatisch. Angehörige haben keine rechtliche Vertretungsbefugnis allein aufgrund der Verwandtschaft. Eine wirksame Einwilligung kann nur die betroffene Person selbst erteilen, sofern sie einwilligungsfähig ist. Bei fehlender Einwilligungsfähigkeit ist ein rechtlicher Betreuer mit entsprechendem Aufgabenkreis zuständig.

Eine mündliche Einwilligung kann grundsätzlich wirksam sein, sie lässt sich aber im Streitfall nicht nachweisen. In der Praxis ist eine schriftliche Einwilligung dringend empfohlen, da die Einrichtung bei einer Beschwerde oder Prüfung die Einwilligung nachweisen muss.

Nach einem Widerruf dürfen bereits veröffentlichte Fotos nicht weiter genutzt werden. Die Einrichtung muss die Bilder von der Website, aus sozialen Netzwerken und aus anderen Kanälen entfernen. Dafür braucht es einen klaren internen Prozess, der festlegt, wer für die Umsetzung verantwortlich ist.

Vor jeder Veranstaltung sollte geklärt sein, für welche Bewohner gültige Einwilligungen vorliegen und für welche Kanäle sie gelten. Fotos sollten nur auf einrichtungseigenen Geräten aufgenommen werden, nicht auf privaten Smartphones. Für jeden Bewohner, der erkennbar abgebildet wird, muss eine dokumentierte Einwilligung vorliegen, bevor das Foto veröffentlicht wird.

Sie können das Thema intern weitergeben, ohne selbst eine Lösung präsentieren zu müssen. Hilfreich ist es, die Pflegedienstleitung, Heimleitung oder Geschäftsführung auf diesen Artikel oder die kostenfreie Datenschutz-Einschätzung hinzuweisen. So entsteht ohne großen Aufwand ein erster Schritt zur Klärung.