Digitale Pflegedokumentation ist datenschutzrechtlich erlaubt. Kritisch wird es meist bei Zugriffsrechten, mobilen Geräten, Rollenverteilung und fehlender Dokumentation.
Viele Pflegeeinrichtungen stellen erst im Alltag fest, dass solche Fragen organisatorisch komplexer sind als gedacht. Gerade bei Themen wie digitaler Dokumentation oder mobilen Geräten lassen viele Einrichtungen ihre Datenschutzorganisation deshalb regelmäßig von einem externen Datenschutzbeauftragten für Pflegeeinrichtungen überprüfen.
Im Wohnbereich wird gerade die Morgenrunde dokumentiert. Eine Pflegekraft trägt Vitalwerte direkt in die Dokumentationssoftware ein. Parallel fragt eine Kollegin nach der letzten Medikamentengabe eines Bewohners, während im Hintergrund ein Angehöriger anruft und nach dem aktuellen Gesundheitszustand fragt.
Digitale Pflegedokumentation ist aus dem Pflegealltag heute kaum noch wegzudenken. Viele Einrichtungen nutzen spezialisierte Software, Tablets auf den Wohnbereichen oder mobile Geräte auf Tour.
Was im Alltag vor allem Zeit sparen soll, wirft allerdings schnell datenschutzrechtliche Fragen auf:
Viele Pflegeeinrichtungen stellen erst im praktischen Alltag fest, dass digitale Dokumentation nicht nur eine Frage der Software ist, sondern auch der Datenschutzorganisation.
Bei digitaler Pflegedokumentation geht es datenschutzrechtlich vor allem um vier zentrale Punkte:
Viele Probleme entstehen dabei nicht durch die Software selbst, sondern durch unklare Zuständigkeiten, fehlende Regelungen oder ungeschulte Mitarbeitende.
Pflegedokumentation gehört zu den sensibelsten Datenverarbeitungen in einer Pflegeeinrichtung.
In der digitalen Dokumentation finden sich regelmäßig:
Nach der DSGVO gelten Gesundheitsdaten als besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Für ihre Verarbeitung gelten deshalb deutlich strengere Anforderungen als bei normalen personenbezogenen Daten.
Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das vor allem drei Dinge:
Zugriff darf nur für berechtigte Mitarbeitende möglich sein.
Nicht jede Person im Team darf automatisch alle Bewohnerdaten einsehen.
Digitale Dokumentationssysteme müssen technisch abgesichert sein.
Dazu gehören unter anderem Zugriffsschutz, sichere Geräte und klare Rollen- und Berechtigungskonzepte.
Die Datenverarbeitung muss organisatorisch dokumentiert sein.
Pflegeeinrichtungen müssen nachvollziehbar festhalten, wie und warum diese Gesundheitsdaten verarbeitet werden.
Gerade bei digitaler Pflegedokumentation zeigt sich deshalb schnell, dass Datenschutz nicht nur eine Frage der Software ist, sondern vor allem eine Frage klarer organisatorischer Regeln innerhalb der Einrichtung.
Datenschutzprobleme in der digitalen Pflegedokumentation entstehen selten durch spektakuläre Datenpannen. Häufig sind es kleine organisatorische Lücken, die erst später sichtbar werden.
Typische Auslöser sind zum Beispiel:
In solchen Situationen stellt sich oft heraus, dass Prozesse nie klar definiert wurden.
Die Einrichtung muss dann kurzfristig klären:
Wer durfte eigentlich auf welche Daten zugreifen?
Welche technischen Schutzmaßnahmen waren vorgesehen?
Wer trägt organisatorisch die Verantwortung?
Viele Einrichtungen arbeiten solche Fragen erst strukturiert auf, wenn sie eine Datenschutzprüfung durchführen oder externe Beratung in Anspruch nehmen.
Digitale Pflegedokumentation wirkt auf den ersten Blick wie ein reines IT-Thema. In Wirklichkeit handelt es sich aber vor allem um eine Organisationsaufgabe.
Typische Herausforderungen in Pflegeeinrichtungen sind:
Hinzu kommt, dass Pflegeeinrichtungen gleichzeitig mehrere Anforderungen erfüllen müssen:
Pflegequalität sichern.
Dokumentationspflichten erfüllen.
Datenschutz gewährleisten.
Gerade deshalb lassen viele Einrichtungen ihre Datenschutzorganisation regelmäßig von einem externen Datenschutzbeauftragten für Pflegeeinrichtungen überprüfen.
Datenschutz in der Pflege funktioniert nur, wenn er die Realität des Pflegealltags berücksichtigt.
Ich berate ausschließlich Pflegeeinrichtungen zum Datenschutz und bin gleichzeitig selbst Geschäftsführer einer Pflegeeinrichtung.
Ich kenne deshalb beide Seiten:
Gerade bei Themen wie digitaler Pflegedokumentation zeigt sich immer wieder, dass Datenschutz nicht nur juristisches Wissen erfordert, sondern auch Verständnis für die Organisation von Pflege.
Weitere Informationen rund um Datenschutz in Pflegeeinrichtungen finden Sie auch auf der Startseite von https://datenschutzgerechte-pflege.de.
Viele Pflegeeinrichtungen lassen ihre Datenschutzorganisation regelmäßig überprüfen oder strukturieren, wenn digitale Dokumentationssysteme eingeführt oder erweitert werden.
Eine externe datenschutzrechtliche Begleitung kann helfen,
Ist digitale Pflegedokumentation DSGVO-konform erlaubt?
Ja. Digitale Pflegedokumentation ist grundsätzlich DSGVO-konform möglich. Pflegeeinrichtungen dürfen Gesundheitsdaten verarbeiten, wenn dies für Pflege und Betreuung erforderlich ist. Voraussetzung ist jedoch, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden und der Zugriff auf Bewohnerdaten klar geregelt ist.
Welche Datenschutzanforderungen gelten für digitale Pflegedokumentation?
Digitale Pflegedokumentation muss besonders hohe Datenschutzanforderungen erfüllen, weil Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Dazu gehören klare Zugriffsrechte, sichere Geräte, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie eine dokumentierte Datenverarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Dürfen Pflegekräfte Pflegedokumentation auf Tablets oder Smartphones dokumentieren?
Ja. Mobile Dokumentation ist grundsätzlich zulässig. Pflegeeinrichtungen müssen jedoch sicherstellen, dass die Geräte ausreichend abgesichert sind. Dazu gehören Passwortschutz, automatische Displaysperren und klare Regeln zur Nutzung der Geräte im Pflegealltag.
Wer darf auf digitale Pflegedokumentation zugreifen?
Zugriff auf digitale Pflegedokumentation dürfen nur Mitarbeitende erhalten, die diese Daten für ihre Tätigkeit benötigen. Pflegeeinrichtungen müssen deshalb klare Rollen- und Berechtigungskonzepte festlegen. Zu weit gefasste Zugriffsrechte gehören zu den häufigsten Datenschutzproblemen in der Pflege.
Muss digitale Pflegedokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten stehen?
Ja. Digitale Pflegedokumentation ist eine zentrale Datenverarbeitung in Pflegeeinrichtungen und muss deshalb im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden. Viele Einrichtungen nutzen dafür eine eigene Verarbeitungstätigkeit „Pflegedokumentation“.
Agentur für Datenschutz in der Pflege
Lars Werner | Goethestraße 60 | 04736 Waldheim
Telefon: 034327 139693-8 | Fax: 034327 139693-9
E-Mail: post@datenschutzgerechte-pflege.de
Freiberufliche Tätigkeit anerkannt durch Finanzamt Döbeln
Steuer-Nr. 236/286/03324
Lars Werner ist Teilnehmer der
Offizieller Kooperationspartner des Landesverbands Hauskrankenpflege Sachsen-Anhalt e.V.
Lars Werner hat für seine Tätigkeit als freiberuflicher Externer Datenschutzbeauftragter eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit dem Geltungsbereich Europa bei der Allianz Versicherungs-AG, Königinstraße 28, 80802 München abgeschlossen.
Als Mitglied im Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) und mit Selbstverpflichtungsnummer 100699 verpflichte ich mich den beruflichen Leitlinien und Qualitätsstandards.
