Digitale Pflegedokumentation ist datenschutzrechtlich erlaubt. Kritisch wird es meist bei Zugriffsrechten, mobilen Geräten, Rollenverteilung und fehlender Dokumentation.
Viele Pflegeeinrichtungen stellen erst im Alltag fest, dass solche Fragen organisatorisch komplexer sind als gedacht. Gerade bei Themen wie digitaler Dokumentation oder mobilen Geräten lassen viele Einrichtungen ihre Datenschutzorganisation deshalb regelmäßig von einem externen Datenschutzbeauftragten für Pflegeeinrichtungen überprüfen.
Vielleicht lesen Sie diesen Text, weil in Ihrer Einrichtung gerade ein digitales Dokumentationssystem eingeführt wird oder bereits im Einsatz ist und Sie sich fragen, ob das datenschutzrechtlich so in Ordnung ist. Das ist die richtige Frage zum richtigen Zeitpunkt. Die Entscheidung, wie digitale Dokumentation in Ihrer Einrichtung datenschutzkonform organisiert wird, liegt bei der Leitungsebene. Wenn Sie das Problem erkennen, aber nicht selbst entscheiden können, finden Sie weiter unten eine Formulierung, mit der Sie das Thema intern weitergeben können.
Aktuell vertrauen über 60 ambulante Pflegedienste und stationäre Einrichtungen auf meine Beratung.
Im Wohnbereich wird gerade die Morgenrunde dokumentiert. Eine Pflegekraft trägt Vitalwerte direkt in die Dokumentationssoftware ein. Parallel fragt eine Kollegin nach der letzten Medikamentengabe eines Bewohners, während im Hintergrund ein Angehöriger anruft und nach dem aktuellen Gesundheitszustand fragt.
Digitale Pflegedokumentation ist aus dem Pflegealltag heute kaum noch wegzudenken. Viele Einrichtungen nutzen spezialisierte Software, Tablets auf den Wohnbereichen oder mobile Geräte auf Tour.
Was im Alltag vor allem Zeit sparen soll, wirft allerdings schnell datenschutzrechtliche Fragen auf:
Viele Pflegeeinrichtungen stellen erst im praktischen Alltag fest, dass digitale Dokumentation nicht nur eine Frage der Software ist, sondern auch der Datenschutzorganisation.
Datenschutzprobleme in der digitalen Pflegedokumentation entstehen selten durch spektakuläre Datenpannen. Häufig sind es kleine organisatorische Lücken, die erst später sichtbar werden.
Typische Auslöser sind zum Beispiel:
In solchen Situationen stellt sich oft heraus, dass Prozesse nie klar definiert wurden.
Die Einrichtung muss dann kurzfristig klären:
Wer durfte eigentlich auf welche Daten zugreifen?
Welche technischen Schutzmaßnahmen waren vorgesehen?
Wer trägt organisatorisch die Verantwortung?
Viele Einrichtungen arbeiten solche Fragen erst strukturiert auf, wenn sie eine Datenschutzprüfung durchführen oder externe Beratung in Anspruch nehmen.
Was zu tun ist, wenn ein Datenschutzproblem bereits eingetreten ist, zeigt dieser Artikel: Datenschutzverstoß im Pflegedienst: Was jetzt zu tun ist
Digitale Pflegedokumentation wirkt auf den ersten Blick wie ein reines IT-Thema. In Wirklichkeit handelt es sich aber vor allem um eine Organisationsaufgabe.
Typische Herausforderungen in Pflegeeinrichtungen sind:
Hinzu kommt, dass Pflegeeinrichtungen gleichzeitig mehrere Anforderungen erfüllen müssen:
Pflegequalität sichern.
Dokumentationspflichten erfüllen.
Datenschutz gewährleisten.
Gerade deshalb lassen viele Einrichtungen ihre Datenschutzorganisation regelmäßig von einem externen Datenschutzbeauftragten für Pflegeeinrichtungen überprüfen.
Datenschutz in der Pflege funktioniert nur, wenn er die Realität des Pflegealltags berücksichtigt.
Ich berate ausschließlich Pflegeeinrichtungen zum Datenschutz und bin gleichzeitig selbst Geschäftsführer einer Pflegeeinrichtung.
Ich kenne deshalb beide Seiten:
Gerade bei Themen wie digitaler Pflegedokumentation zeigt sich immer wieder, dass Datenschutz nicht nur juristisches Wissen erfordert, sondern auch Verständnis für die Organisation von Pflege.
Weitere Informationen rund um Datenschutz in Pflegeeinrichtungen finden Sie auch auf der Startseite von https://datenschutzgerechte-pflege.de.
Digitale Pflegedokumentation datenschutzkonform zu organisieren ist keine Aufgabe für einzelne Pflegekräfte. Das ist eine Leitungsentscheidung, die Zugriffskonzepte, Geräteregelungen und Schulungen braucht. Wenn Sie das Problem erkennen, aber nicht selbst entscheiden, ist Weitergeben der richtige Schritt.
An die Pflegedienstleitung:
„Ich habe gerade einen Artikel gelesen, der genau beschreibt, was bei uns mit der digitalen Dokumentation passieren kann, wenn Zugriffsrechte und Gerätenutzung nicht klar geregelt sind. Ich glaube, wir sollten das prüfen lassen. https://datenschutzgerechte-pflege.de/digitale-pflegedokumentation-dsgvo/“
An die Heimleitung oder Geschäftsführung:
„Ich bin auf einen Artikel eines auf Pflege spezialisierten Datenschutzbeauftragten gestoßen. Er zeigt konkret, welche Risiken bei digitaler Pflegedokumentation entstehen, wenn Prozesse nicht dokumentiert sind. Die kostenfreie Einschätzung wäre ein erster Schritt. https://datenschutzgerechte-pflege.de/check“
Viele Pflegeeinrichtungen lassen ihre Datenschutzorganisation regelmäßig überprüfen oder strukturieren, wenn digitale Dokumentationssysteme eingeführt oder erweitert werden.
Eine externe datenschutzrechtliche Begleitung kann helfen,
Ist digitale Pflegedokumentation DSGVO-konform erlaubt?
Ja. Digitale Pflegedokumentation ist grundsätzlich DSGVO-konform möglich. Pflegeeinrichtungen dürfen Gesundheitsdaten verarbeiten, wenn dies für Pflege und Betreuung erforderlich ist. Voraussetzung ist jedoch, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden und der Zugriff auf Bewohnerdaten klar geregelt ist.
Welche Datenschutzanforderungen gelten für digitale Pflegedokumentation?
Digitale Pflegedokumentation muss besonders hohe Datenschutzanforderungen erfüllen, weil Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Dazu gehören klare Zugriffsrechte, sichere Geräte, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie eine dokumentierte Datenverarbeitung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Dürfen Pflegekräfte Pflegedokumentation auf Tablets oder Smartphones dokumentieren?
Ja. Mobile Dokumentation ist grundsätzlich zulässig. Pflegeeinrichtungen müssen jedoch sicherstellen, dass die Geräte ausreichend abgesichert sind. Dazu gehören Passwortschutz, automatische Displaysperren und klare Regeln zur Nutzung der Geräte im Pflegealltag.
Wer darf auf digitale Pflegedokumentation zugreifen?
Zugriff auf digitale Pflegedokumentation dürfen nur Mitarbeitende erhalten, die diese Daten für ihre Tätigkeit benötigen. Pflegeeinrichtungen müssen deshalb klare Rollen- und Berechtigungskonzepte festlegen. Zu weit gefasste Zugriffsrechte gehören zu den häufigsten Datenschutzproblemen in der Pflege.
Muss digitale Pflegedokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten stehen?
Ja. Digitale Pflegedokumentation ist eine zentrale Datenverarbeitung in Pflegeeinrichtungen und muss deshalb im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden. Viele Einrichtungen nutzen dafür eine eigene Verarbeitungstätigkeit „Pflegedokumentation“.
Ich bin Pflegekraft und nutze täglich die digitale Dokumentation. Was kann ich tun, wenn ich merke, dass Zugriffsrechte oder Gerätenutzung bei uns nicht klar geregelt sind?
Sie können das Thema intern ansprechen, ohne selbst eine Lösung präsentieren zu müssen. Hilfreich ist es, die Pflegedienstleitung oder Heimleitung auf diesen Artikel oder die kostenfreie Datenschutz-Einschätzung hinzuweisen. Unklare Zugriffsrechte und fehlende Geräteregelungen sind keine individuellen Fehler, sondern organisatorische
Lücken, die die Leitungsebene schließen muss.
Datenschutzgerechte Pflege
Lars Werner | Goethestraße 60 | 04736 Waldheim
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Freiberufliche Tätigkeit anerkannt durch Finanzamt Döbeln
Steuer-Nr. 236/286/03324
Lars Werner ist Teilnehmer der
Offizieller Kooperationspartner des Landesverbands Hauskrankenpflege Sachsen-Anhalt e.V.
Lars Werner hat für seine Tätigkeit als freiberuflicher Externer Datenschutzbeauftragter eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit dem Geltungsbereich Europa bei der Allianz Versicherungs-AG, Königinstraße 28, 80802 München abgeschlossen.
Als Mitglied im Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) und mit Selbstverpflichtungsnummer 100699 verpflichte ich mich den beruflichen Leitlinien und Qualitätsstandards.
