Warum der Datenschutzbeauftragte im Pflegedienst gerade jetzt wichtiger ist denn je

Datenschutz klingt für viele Pflegedienste nach Bürokratisierung. Dabei geht es längst nicht mehr nur um Formulare und Einwilligungen, sondern darum das Vertrauen von Klienten, Angehörigen und Mitarbeitenden zu schützen. Genau deshalb rücken Pflegedienste zunehmend in den Fokus der Datenschutzaufsicht.

Die Aufsichtsbehörden nehmen Pflegeanbieter verstärkt unter die Lupe

Seit einiger Zeit bitten mich Pflegeunternehmen aus ganz Deutschland um Hilfe, weil sie ein Auskunftsersuchen oder neuerdings sogar eine Beanstandung durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde erhalten haben. Auffällig ist: Auch kleine und mittlere Pflegedienste mit weniger als 100 Klienten sind betroffen, also genau jene, die oft keine eigene Rechtsabteilung haben.

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) nannte Pflegeeinrichtungen bereits im 31. Tätigkeitsbericht als besonders prüfrelevanten Sektor. Auch andere Landesdatenschutzbehörden, etwa der LfDI Baden-Württemberg, führen regelmäßig Prüfungen im Sozial und Gesundheitsbereich durch.

Quellen:

Was genau wird geprüft

Die Prüfungen betreffen meist grundlegende Datenschutzpflichten. Dazu gehören:

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (§ 38 BDSG / Art. 37 DSGVO)
Ein vollständiges und aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Klare Informationspflichten gegenüber Klienten und Angehörigen (Art. 13, 14 DSGVO)
Datenschutzkonforme Mitarbeiterschulungen
Der Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten, etwa in der Pflegedokumentation oder in digitalen Tools
Der Einsatz von Messenger Diensten wie WhatsApp zur Dienstplanung oder Kommunikation

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) hat sogar eine eigenen Fachbeitrag für die Messengernutzung herausgegeben mit klarer Warnung vor dem Einsatz nicht abgesicherter Dienste wie WhatsApp.

Quelle: https://www.bfdi.bund.de/DE/Buerger/Inhalte/Telemedien/Messengerdienste.html

Viele Pflegedienste sind nicht gut vorbereitet

Umfragen zeigen, dass nur etwa die Hälfte der Pflegedienste überhaupt ein vollständiges Datenschutzkonzept vorweisen kann. Besonders kleinere Träger haben oft keine strukturierte Dokumentation, weder für Verarbeitungsverzeichnisse noch für Schulungen oder Datenschutzfolgeabschätzungen.

Der Bundesdatenschutzbeauftragte (BfDI) bestätigt diese Einschätzung in seinem 32. Tätigkeitsbericht: Fehlende Sensibilisierung, unzureichende Schutzmaßnahmen und mangelhafte Dokumentation sind häufige Schwachstellen im sozialen Sektor.

Quelle: https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Taetigkeitsberichte/32TB_23.html

Was ein externer Datenschutzbeauftragter für Pflegedienste leisten sollte

Ein guter Datenschutzbeauftragter für Pflegedienste denkt nicht juristisch, sondern praxisnah. Er kennt die Besonderheiten des Pflegealltags, weiß wie mit Dienstplänen, Klientenakten, Pflegeapps und Angehörigenkommunikation umgegangen wird. Und er unterstützt nicht nur bei der Formalie der Benennung, sondern auch bei:

Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Schulung und Sensibilisierung des Personals
Bewertung von digitalen Tools (Pflegesoftware, Messenger, Zeiterfassung)
Umsetzung der Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz
Vorbereitung auf mögliche Prüfungen oder Auskunftsersuchen der Aufsichtsbehörde

Datenschutz kostet (bei mir: wenig), aber er schützt vor deutlich höheren Kosten

Ein Verstoß gegen die DSGVO kann empfindliche Bußgelder zur Folge haben. Aber mindestens genauso schwer wiegt der Reputationsverlust, wenn zum Beispiel ein WhatsApp für Gesundheitsdaten genutzt wird oder ein offen einsehbarer Pflegebericht publik wird. Wer jetzt professionell vorsorgt, schützt nicht nur Daten, sondern auch Vertrauen.

Viele Leitungskräfte befürchten hohe laufende Kosten für Datenschutzberatung. Dabei lässt sich Datenschutz längst effizient und planbar gestalten, besonders wenn man auf spezialisierte externe Unterstützung setzt. Bei mir kostet eine vollständige Betreuung in der Regel weniger als 10 Cent pro Klient und Tag und damit deutlich weniger als große Anbieter, ein Bußgeld oder ein Imageschaden.

Deshalb lohnt es sich, den Datenschutz nicht aufzuschieben. Und wenn dir das Thema zu technisch oder zu trocken ist, dann hol dir jemanden an Bord, der es dir praxisnah und verständlich abnimmt.

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Wann ist ein Datenschutzbeauftragter im Pflegedienst Pflicht?

Ein Datenschutzbeauftragter muss benannt werden, wenn in einer Einrichtung regelmäßig Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Das ist in Pflegediensten nahezu immer der Fall. Schon allein durch die Pflegedokumentation, Medikamentenpläne, Arztberichte oder den Umgang mit Diagnosen und Pflegegraden.

Unabhängig von der Mitarbeiterzahl ergibt sich die Pflicht zur Benennung damit direkt aus Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG. Wer diese Vorgabe ignoriert, riskiert eine Beanstandung durch die Aufsichtsbehörde, Bußgelder und im Ernstfall einen Vertrauensverlust bei Klienten und Angehörigen.

Was genau prüft die Datenschutzaufsicht in Pflegediensten?

Die Aufsichtsbehörde prüft unter anderem:

ob ein Datenschutzbeauftragter benannt ist
ob ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) vorliegt
ob technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) dokumentiert sind
wie mit Klienten- und Mitarbeiterdaten umgegangen wird
ob datenschutzkonforme Messenger und Dokumentationssysteme genutzt werden

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter für einen Pflegedienst?

Das hängt vom Anbieter ab. Bei mir kostet eine vollumfängliche Betreuung in der Regel unter 10 Cent pro Klient und Tag. Die Kosten sind also planbar und bezahlbar. Große Kanzleien liegen oft deutlich darüber und bieten keine Spezialkenntnisse aus dem Pflegebereich.

Kann ich den Datenschutz auch selbst machen?

Theoretisch ja. Praktisch ist das aber kaum leistbar. Die Anforderungen der DSGVO, das Meldewesen bei Behörden, die rechtliche Haftung und die Prüfungssicherheit machen eine externe Fachkraft fast immer sinnvoller. Vor allem, wenn intern keine juristische oder IT-Kompetenz vorhanden ist.

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